Protection of personal information
The Policy at a glance
Does this policy apply to you?
If you are a customer (individual), an Énergir geothermal solution* employee, if you browse the Énergir geothermal solution or Énergir geothermal solution’s applications (collectively “Énergir’s Websites”) or if you are a natural person (individual) who does business with Énergir geothermal solution (such as a supplier or consultant), this Policy applies to you.
Types of personal information we collect:
Mainly:
- Information on your identity (last name, first name, marital status)
- Contact information (physical and electronic address, telephone number)
- Professional information (resume, employment status, employer name, references, etc.)
- Billing information for our services and financial information
- Information needed to meet our legal obligations (as an employer or to operate our business)
- Information needed to provide our services and conduct our business in (installed natural gas equipment, gas consumption profile, etc.)
- Information required to operate our gas network (safety, metering devices, etc.)
- Information related to recruitment and market analysis
- Information related to marketing and communication preferences
- Information on the use of Énergir geothermal solution’s Websites (IP addresses, logs, cookies, etc.)
- Any other personal information provided
Why we collect it
Mainly to :
- Provide you with our usual services, administer them and conduct our business
- Communicate with you
- Track relationships with our clients, analyze markets and promote our services
- Answer your questions
- Understand and improve your experience as a client or applicant to ensure that it is positive for you;
- Make Énergir geothermal solution’s Websites easier to use and make sure their content is relevant
- Provide information and content that is useful to you
- Recruit new talent and manage our staff (testing, pension forecasting analysis, etc.)
- Complete applications for private education teaching licences and hiring dispensations
- Deliver our training courses (use of our suppliers’ training sites, etc.)
Who handles your personal information
- Our employees and our partners to install your equipment
- Service providers including but not limited to:
- Survey firms
- Technology infrastructure companies: SAP, Oracle, Salesforce, SuccessFinder, Genesys
- Analytical services providers: SurveyMonkey
- Communications companies
- Consultants like Mintz, Microsoft
How we protect your personal information
We protect your personal information by technological, physical and administrative means.
You have the right to
- Request access to the personal information we hold about you
- Request changes to your personal information if it is inaccurate, incomplete, confusing or is not legally authorized to be collected, disclosed or stored (However, if the information is necessary to provide the requested service, we will not be able to provide that service.)
- Complain about how we handle your personal information.
- Request that we stop disseminating your personal information or de-index any hyperlinks connected to your name that provides access to your personal information if this causes you harm or contravenes the law (right to de-indexing)
- Request that Énergir geothermal solution provide you (or any other company you have specified) with computerized personal information about you in a commonly used digital format (right to portability)emander d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous;
How to exercise your rights
You can communicate with us at the following address. I If it is a complaint about the processing of your personal information by Énergir geothermal solution, in addition to being able to communicate with us, you can contact the appropriate authority (Québec’s Commission d’accès à l’information and, if applicable, the Office of the Privacy Commissioner of Canada).
Cookies
- We use cookies.
- Our service providers also use cookies (which they control).
- You may enable or disable cookies that are not strictly necessary for the proper operation of Énergir geothermal solution’s Websites.
Governance measures we have put in place
We have appointed a privacy officer and set up a privacy program to ensure that your personal information is properly protected.
If you have any questions or concerns about how Énergir geothermal solution or the gas technology school protects your personal information,
please email Énergir geothermal solution’s privacy officer
If you are a customer (individual), an employee of Énergir geothermal solution, or a person browsing Énergir’s geothermal solution or Énergir’s geothermal solution applications, or if you are a natural person (individual) who has dealings with Énergir geothermal solution (for example, as a supplier or consultant), this Policy applies to you.
(“Énergir geothermal solution” or “we”) is a diversified company in the energy sector.
As such, whether it is to run our business, supply you with energy, provide you with our services and programs (energy efficiency program, etc.) or meet our legal obligations, we collect, use and disclose personal information on a daily basis. At each of these stages, respect for your personal information is important to us and we are concerned about how it is treated. We take confidentiality seriously and it is an essential part of our relationship.
This Policy sets out our commitments regarding the handling of your personal information. Its purpose is to:
- Help you understand our practices regarding the collection (what information we collect), use, disclosure, protection, retention and destruction of personal information.
- Explain how and for what purposes we collect, use and disclose your personal information as a service provider or employer
- Explain how you can assert your privacy rights (including how you can access, update or correct your personal information)
By providing us with the requested personal information (via our website www.energir.com, our customer space, career space, supplier space, the École de technologie gazière website, by email, in person, by telephone or any other means that we make available to you) and, provided that we have notified you in advance of the purposes for which it will be used, in accordance with applicable law, you:
- Agree that we can use or disclose it for those purposes
- Agree that it will be treated in accordance with this Policy
We may also, in certain cases, obtain express consent from you for the use or disclosure of your personal information. For more details, refer to the question “When and how do we obtain your consent.”
Unless we notify you otherwise, we are “responsible for handling” your personal information; in other words, it is Énergir geothermal solution, alone or jointly, who determines how and for what purposes your personal information will be used or is likely to be used.
Un renseignement personnel est un renseignement qui vous concerne comme individu et qui permet, directement ou indirectement, de vous identifier.
Cette Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillions, peu importe par quels moyens (par exemple en personne, par nos représentants, par téléphone ou par notre site Internet www.energir.com, le site internet de notre École de technologie gazière, par nos portails en ligne comme l’Espace client ou l’Espace fournisseur ou nos applications mobiles) (collectivement, les « Sites Internet d’Énergir »).
Cette Politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur les Sites Internet d’Énergir, et nous ne sommes nullement responsables à l’égard de tels sites Internet de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection de vos renseignements personnels, que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
We have a privacy policy in place to protect the personal information we collect and hold in accordance with applicable privacy laws. For example, this policy sets out the rules Énergir geothermal solution must follow for each of the applicable personal information principles (including the principles of accountability, determining the purpose of collection, limiting collection, consent, transparency, etc.) and to enable the individuals concerned to assert their privacy rights (including their right to access or correct their personal information, withdraw consent, and make a complaint). It also establishes Énergir geothermal solution’s roles and responsibilities with respect to personal information.
To follow up on this policy, we have adopted the following guidelines and procedures:
| Description | |
| Guideline on managing incidents related to personal information | It establishes the procedure to follow in the event of an incident involving personal information. For example, how to report such an incident to Énergir geothermal solution’s privacy officer and how to conduct a serious risk of harm assessment to determine whether the incident should be reported to the appropriate authorities, to the persons concerned or to any other authority. |
| Procedure for the collection, use and disclosure of personal information | It sets out the rules we must follow to collect, use and disclose personal information in accordance with applicable legislation. It also describes the bases of valid consent. |
| Procedure for managing individual rights | It sets out how we manage requests to exercise privacy rights provided for in the applicable regulations (such as the right to access or correct your personal information). |
| Complaint handling procedure | It sets out the various actions that we must implement upon receipt of a complaint by a person about the collection, use, disclosure, detention or destruction of their personal information, all to process this complaint. |
| Procedure for privacy impact assessments | It sets out the roles and responsibilities related to privacy impact assessments, when they are required, and how they must be conducted. |
| Training program | Our training courses, which are mandatory for all our employees, are designed to make our employees aware of the importance of protecting personal information and teach them the rules about its collection right through to its destruction. In addition, some training courses target specific sectors according to their activities. |
| Document retention schedule | It sets out how long we must keep our records, including your personal information. |
| Destruction guide | It provides for the secure destruction of personal information on all media. |
Nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de l’exploitation de notre entreprise. Nous ne recueillons ces renseignements que si nous avons un intérêt sérieux et légitime de le faire.
Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires pour les finalités que nous avons préalablement déterminées.
Nous recueillons principalement vos renseignements personnels directement auprès de vous. Cependant, il peut arriver que nous recueillions des renseignements auprès d’un tiers si vous y avez consenti ou si la loi nous y autorise.
Ce sont généralement nos employés qui recueillent vos renseignements personnels. Toutefois, il se peut que nous confiions cette tâche à un tiers (par exemple à nos partenaires Énergir, à un prestataire de services comme dans le cadre de sondages ou nos consultants, à une agence d’évaluation de crédit). En pareil cas, nous leur demandons de vous indiquer qu’ils recueillent vos renseignements personnels au nom d’Énergir.
Réseau gazier
• vous fournir nos services usuels, les administrer, ainsi que pour la conduite de nos affaires;
• vous informer de la réalisation d’opérations de changements de compteurs ou de travaux sur notre réseau gazier ainsi que de la survenance d’éventuels incidents sur ce réseau;
• vous contacter quand nous devons réaliser une intervention sur nos équipements nécessitant votre présence;
• mener des actions de sensibilisation sur la sécurité de notre réseau;
• maintenir la sécurité et la fiabilité de notre réseau gazier, l’approvisionnement en gaz naturel et prévoir correctement la demande en gaz de nos clients;
Conduire notre relation d’affaires avec vous
• gérer les différents programmes dont nous sommes responsables (notamment en matière d’efficacité énergétique, de subventions) et les promouvoir;
• communiquer avec vous;
• répondre à vos demandes de renseignements;
• assurer en permanence l’efficacité et la qualité de nos processus d’affaires;
• faire le suivi de la relation avec nos clients (comme des enquêtes de satisfaction, des statistiques commerciales) et promouvoir nos services ou nouveaux services (réalisation de campagnes marketing);
• faire respecter nos droits, notamment s’assurer d’être payés y compris en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques;
• pour créer votre dossier d’apprenant à l’École de technologie gazière.
Être en mesure de vous proposer des services qui répondent à vos attentes
• vous informer sur nos programmes et offres, en particulier celles qui vous permettront, si vous le souhaitez, de réduire votre consommation d’énergie et vos émissions de gaz à effet de serre;
• vous offrir des informations et des contenus utiles pour vous;
• maintenir une bonne connaissance de notre clientèle, comprendre et améliorer votre expérience comme client afin de faire en sorte qu’elle soit positive pour vous;
• pour faciliter l’utilisation des Sites Internet d’Énergir, s’assurer que leur contenu est pertinent et présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour vos appareils (de bureau, mobiles ou autres).
Effectuer des statistiques
• faire des statistiques et les analyser notamment, pour maintenir une bonne connaissance de nos clients, améliorer leur satisfaction, améliorer leur satisfaction et la qualité de nos services.
Respecter nos obligations légales et réglementaires
Recruter et gérer notre personnel
• recruter de nouveaux talents, traiter votre candidature aux postes que nous offrons (évaluation des candidats, vérifications pré-emploi des antécédents (emploi, crédit, etc.);
• gérer notre personnel.
Il se peut cependant que nous souhaitions nous servir de vos renseignements personnels à d’autres fins que celles indiquées ci-dessus. En pareils cas, nous vous informerons de la nouvelle finalité et vous demanderons votre consentement au préalable. Pour en savoir plus sur le consentement, vous pouvez vous référer à la rubrique « Pour en savoir plus : Quand obtenons-nous votre consentement pour recueillir et utiliser vos renseignements personnels? »
Malgré ce qui précède, il importe toutefois que vous sachiez que la loi nous permet d’utiliser vos renseignements personnels sans votre consentement dans certaines situations, notamment lorsque son utilisation :
• est à des fins compatibles (lien pertinent et direct pour lequel le consentement a été recueilli)?;
• est manifestement à votre bénéfice;
• est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;
• est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison du gaz naturel ou d’un service que vous nous avez demandé.
Ainsi, par exemple, nous pourrions nous fonder sur votre consommation de gaz pour déterminer si vous êtes admissible à un programme qui permettrait de vous faire faire des économies, car c’est manifestement à votre bénéfice.
Seuls nos employés pour qui il est nécessaire d’accéder à vos renseignements pour exercer leurs fonctions y ont accès.
Cependant, nous devons aussi parfois confier vos renseignements personnels à des tiers pour qu’ils exécutent certaines tâches ou fonctions pour nous. Également, nous communiquons vos renseignements personnels à des tiers lorsque vous nous le demandez ou y consentez.
Il se peut toutefois que, dans certains cas prévus par la loi, nous transmettions vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, mentionné à la rubrique « Pour en savoir plus : Quand et comment obtenons-nous votre consentement pour recueillir et utiliser vos renseignements personnels ? ».
Quand nous confions vos renseignements personnels à des fournisseurs pour qu’ils puissent rendre les services prévus, nous nous assurons que les contrats écrits conclus avec eux stipulent clairement nos exigences comme les mesures qu’ils doivent prendre pour protéger vos renseignements comme nous le ferions nous-mêmes. Entre autres, nous veillons à ce que nos fournisseurs utilisent vos renseignements personnels uniquement pour fournir les services que nous avons retenus.
Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels à votre sujet ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous? ».
Nous gardons vos renseignements personnels tant et aussi longtemps que nous réalisons les fins pour lesquelles nous les avons recueillis. Ensuite, nous les conservons pendant la période supplémentaire prévue aux règles de conservation que nous avons adoptées. Ce délai supplémentaire est prévu conformément à certaines exigences législatives ou réglementaires ou encore, afin de produire ces renseignements en preuve dans l’éventualité où nous serions parties à une réclamation ou à une poursuite.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous? ».
Nous pouvons stocker et traiter vos renseignements personnels dans nos différentes installations au Québec et les pays dans lesquels nous engageons des fournisseurs de services tiers (par exemple ailleurs au Canada ou aux États-Unis). Vous acceptez donc le transfert de renseignements dans des endroits autres que le Québec, où les règles de protection des renseignements personnels peuvent être différentes de celles du Québec. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Québec, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question conformément à leurs lois.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent, en tout temps, régies par cette Politique.
Soucieux de toujours mériter votre confiance, nous mettons en œuvre les normes de sécurité généralement reconnues et acceptées dans le domaine pour protéger vos renseignements personnels, et ce, pendant toute la période où nous en sommes responsables (de leur collecte à leur destruction).
Quand nous décidons des mesures à appliquer, nous nous assurons qu’elles sont raisonnables, compte tenu de certains facteurs, dont la sensibilité des renseignements personnels en question, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité et de leur support.
Les mesures de sécurité que nous prenons contre une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage, une destruction accidentelle ou non conforme aux lois ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession se répartissent en trois catégories :
• les mesures de sécurité technologiques (comme, par exemple, l’utilisation d'un VPN, pare-feu, journalisation des actions des employés d’Énergir touchant vos renseignements personnels, limiter les accès aux renseignements aux seuls membres du personnel qui ont besoin de les connaître);
• les mesures de sécurité physiques (comme, par exemple, les cartes d’accès à nos installations, les caméras, le verrouillage des locaux et rangements);
• les mesures de sécurité organisationnelles (comme, par exemple, les procédures d’authentification lorsque vous communiquez avec nous ou lorsque vous utilisez nos portails en ligne comme votre Espace client, la formation et la sensibilisation en matière de cybersécurité et de protection des renseignements personnels, les politiques internes de gouvernance, de sécurité de l’information et de réponse aux violations de renseignements personnels, les procédures de détection et de gestion des incidents de sécurité qui pourraient toucher vos renseignements personnels).
Nous révisons périodiquement ces mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont bien appliquées, qu’elles sont encore pleinement efficaces et qu’elles conviennent toujours, compte tenu de l’évolution de nos systèmes et des technologies disponibles.
Cependant, il est important de noter qu’aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels que vous nous que vous nous transmettez, ce qui signifie que vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives.
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous disposez des droits suivants :
Accès à vos renseignements personnels : le droit de demander à Énergir de confirmer si elle détient des renseignements personnels sur vous et de vous donner une communication de ces renseignements en vous en remettant une copie. À votre demande, un renseignement personnel informatisé vous sera communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.
Dans le cas d’une demande d’accès, nous exigerons que vous vous identifiiez pour nous assurer que la demande provient bel et bien de vous. Également, des frais raisonnables peuvent vous être exigés pour la transcription, la copie ou la transmission de ces renseignements.
Rectification : le droit d’exiger de rectifier 1) tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque (c’est-à-dire susceptible de plusieurs interprétations) que nous détenons ou 2) tout renseignement dont sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi. Dans le cas d’une demande de rectification, nous exigerons que vous vous identifiiez pour nous assurer que la demande provient bel et bien de vous.
Retrait du consentement : lorsque nous avons obtenu votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels recueillis. Cependant, nous pourrions avoir le droit de continuer de traiter des renseignements en vertu de la loi.
Plainte : le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec et tout d’autre autorité de contrôle à la protection de la vie privée compétente, relative à l’application d’une disposition législative portant sur l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel.
Décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé : si nous devons prendre une telle décision, nous vous la communiquerons au plus tard au moment où nous vous informerons de cette décision. Nous vous informerons également :
1° des renseignements personnels utilisés pour rendre la décision;
2° des raisons, ainsi que des principaux facteurs et paramètres, ayant mené à la décision; et
3° de votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision.
Décisions automatisées : le droit de contester toute décision automatisée lorsqu’une telle décision à une incidence juridique ou similaire importante et le droit de demander que celle-ci soit reconsidérée.
Droit à la désindexation : le droit de demander à Énergir de cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom donnant ainsi accès à ces renseignements si cette diffusion vous cause préjudice ou contrevient à la loi.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous? ».
For detailed information about the cookies we use, please refer to our Cookies Policy, which is part of this Privacy Policy.
Pour poser des questions ou formuler des commentaires à l’égard de cette Politique ou à l’égard des renseignements personnels, des catégories de personnes qui ont accès à ces renseignements au sein d’Énergir, de la durée de conservation de vos renseignements, sur la manière d’exercer vos droits, de déposer une plainte ou d'obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels d’une des deux manières suivantes :
- par courriel à l’adresse [email protected] ou,
- par la poste aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Directeur exécutif Affaires juridiques
Énergir
1717, rue du Havre
Montréal (Québec) H2K 2X3
Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente politique, en totalité ou en partie, dans le respect de la réglementation applicable en matière de protection des renseignements personnels.
Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle politique ou à compter d’une date ultérieure précisée. Cette publication vaudra notification des modifications à votre égard. Nous vous encourageons donc à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des modifications et rester informés sur le traitement qui est fait de vos renseignements personnels.
Votre utilisation des Sites Internet d’Énergir, suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle politique. Si toutefois la nouvelle politique ne vous convenait pas, veuillez cesser toute utilisation de ces sites.
La présente politique est entrée en vigueur en septembre 2023.